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必看！影印機租賃合約陷阱大公開，這些坑你一定要躲
文/張翰宇 資訊工程師 2023/6/1
既然要租賃影印機或印表機，當然要簽訂租賃合約。由於不少新創業者沒有相關經驗，更因為對於新創事業的未來不敢肯定。
因此本能上都會抗拒簽訂三到五年的長約，主張一年一簽甚至不簽合約。這個看似合理的理由實際上卻完全站不住腳。商業合約的精神在於雙方面對於權利義務責任的釐清，雙方必須在一定時間內遵守合約條件履行相關義務。
這些規範白紙黑字寫下來做為證據，不會因為雙方面的人事異動職務交接而產生認知上的誤會。若沒有合約證明，雙方口說無憑隨時可能變卦，更無法獲得法律上的保障與賠償，對於企業聲譽也是一種傷害。對於出租業者來說，只簽短約或是不簽約的客戶也是利潤最低的客戶，自然也不會提供好機器與好服務。這利害得失就看承租方自行選擇了。
不過有些人因為過往的慘烈經驗，對於租賃合約留下了極為不良的印象。主要的原因就在於一開始沒有看懂合約內容就貿然簽下去，導致後來為了履行合約內容而付出不少代價，因此簽訂租賃合約之前千萬要搞清楚合約當中的常見問題與陷阱，才不會吃大虧。
資本型租賃與營業型租賃 差異
影印機的租賃方式分成資本型租賃與營業型租賃兩大類，前者的特色就是租期屆滿時機器所有權會轉移到承租方，變成承租方的資產。因此租機只是一種變相的分期付款買機器的過程，只是比傳統一次付清買斷機器方式有更長的保固期。
但是這種租賃方式的租金將無法抵稅!! 而且租賃期間機器不能更換只能維修。而營業型租賃剛好相反，租賃到期結束後機器還是歸屬出租方，但承租期間的租金可以報稅折抵支出。機器有問題無法維修時可以更換沒有問題。通常資本型租賃都是租原廠全新機，月租金就是用新機售價去分期再加上維護成本來計算，所以平均租金都非常高，必須有非常大的列印量來支撐才能降低列印成本(月印量一萬張以上)。
營業型租賃則是以二手機為主，以低廉的租金來吸引客戶使用，適合月印量低於一萬張的客戶。資本型租賃雖然最後會得到一台機器，但也是使用多年的高印量老機器。雖然租賃期滿之後不用再付租金，但是也要為維修保養開始傷腦筋。通常會由原廠商改簽維護合約進行定期維護保養，但是遇到重大零件故障時還是要再多花一筆費用，實際上整個維護費用的支出絕對不會比較少。
這種資本型租賃只適合極少數列印量龐大又堅持要用新機的企業使用，市場上大多數公司都是採用營業型租賃以節省費用支出。
試用期、自動續約和優先議約條款解析
在租賃影印機印表機的合約當中，都會明訂合約起訖日期做為租賃時間。承租方要計算清楚這時間範圍內是否足月(譬如承租五年應該是60個月，承租三年應該是36個月)，通常出租方會比較大方，合約起始日通常會放在機器已經交機使用後一段時間的月首，以方便計算足月。
從實際交機使用到合約正式起始日之間的使用狀況就當作是機器試用期，費用就可能是實印實收，或是收取少許固定費用。這部分費用並不會列入正式租約當中，承租方的經手人員必須先行內部溝通照會會計人員，以免節外生枝讓雙方產生誤會。
至於合約到期之前，有些合約當中會有註明自動續約或是優先議約條款要多加注意。因為很多影印機長約簽定之初雙方關係融洽，承辦人對於合約中日後自動續約一事不以為意。 但隨著人事異動事過境遷，後來接手的承辦人有時根本沒注意到租賃合約到期日就被自動續約，或是根本只看合約的到期日卻沒注意到隱藏在內文的優先續約條件，想要反悔卻又受限於該條款未必能順利解除。
因為這類條款中往往綁住合約中最重要的計費方式與列印單價，一旦自動續約表示毫無調整費用降低列印成本的空間，租金費用完全與市場行情脫節，因此千萬不要同意這類自動續約或優先續約的賣身條款。
警惕賠償條款陷阱，避免不必要的財務損失
在租賃影印機印表機的合約當中另外一個讓人卻步的部分就是賠償條款!! 落落長的條文讓消費者感覺很容易踏入業者預設的陷阱內而動輒就要賠錢了事。
其實這些賠償條款多是經歷過許多真實案例的教訓之後才會擬定，以免損失慘重，其中最常見的就是毀約賠償條款!! 承租人中途放棄承租時，必須賠償剩餘全部月租金。其實也就是原本分期付款的月租金必須變成一次付清。表面上看起來業者絕對不吃虧，該收的錢一毛都少不了。
承租方即使不用機器也要付完剩下的租金看似很不公平，但這個條款的真正目的並非是毀約賠償，而是防止承租方在漫長租期中主動毀約。因為現在租賃印表機影印機早已是殺到見骨的紅海市場，報價一家比一家還要低，甚至有些同行願意吃下客戶的違約賠償金以求取客戶的青睞。因此為了防止客戶中途變心任意毀約中斷租賃，租賃業者都會訂下嚴格的違約賠償條件以防堵客戶移情別戀。
在租賃影印機印表機的合約內還有一個不起眼卻可能讓你花大錢的條款文字，就是人為破壞造成機器零件受損時要賠償零件損失。
這個條文看起來似乎很正常沒啥問題，故意破壞機器要賠償並沒有錯。但是如何定義機器遭到人為破壞呢? 很多小同行都是在此點條文上做手腳，沒有明確清楚告知承租客戶那些狀況叫做人為破壞必須避免。等到機器故障之後才告知承租客戶，機器被人為破壞必須賠償零件與工資費用，然後再灌水零件報價，一隻牛剝了兩次皮!! 這種模糊空間就是最大的陷阱不得不防!!
如何明確定義及避免潛在風險
所以建議承租條約內最好清楚明訂那些使用行為會被認定是人為破壞，例如列印標籤貼紙、非雷射專用透明投影片、使用超出原廠規範的紙張(太厚、太薄、太短小、太長)、破損或不規則形狀的紙張、夾雜訂書針或迴紋針的紙、紙張表面有塑膠淋膜的相片紙、銅版紙，用不當工具或方法排除夾紙時造成零件刮傷受損斷裂脫落。
機器電源被不正常程序關閉(硬碟會毀損)，被更換非原廠電源線(可能會電線走火)，機器內部被生物入侵破壞(蟑螂螞蟻壁虎)，機器短路故障(下雨窗戶沒關或冷氣漏水)，自行搬移機器造成碰撞或翻倒破損，至於機器外蓋被扳斷(學校學生玩壞)或紙匣內零件斷裂(動作太粗魯)，甚至掃描玻璃破裂(重物掉落)之類的明顯破壞更是司空見慣的人為破壞。以上這些情況都可以列在人為破壞狀況清單當中，出租業者可向承租方求償。所以合約上雖然只是簡單一句話帶過，使用者也要避免這些狀況發生!!
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